Jouw privacy, ons beleid

Inleiding

Dag in dag uit zet Stichting War Child (hierna noemen we onszelf War Child) zich over de hele wereld in om kinderen in oorlogsgebied te helpen. Dat is hard nodig. Wij bieden kinderen en jongeren een combinatie van psychosociale hulp, onderwijs en bescherming. Samen met hen kijken we vooruit naar hun toekomst. Wij doen er alles aan om voor een blijvende impact te zorgen. Dat kunnen wij niet alleen. Daarom is jouw hulp zo belangrijk. War Child is ontzettend blij met iedere vorm van hulp. Dit varieert van een financiële bijdrage tot het leveren van goederen en kennis. Samen halen we zo de oorlog uit een kind.

Jouw privacy is heel belangrijk voor ons. Hieronder leggen we je uit wat we met je persoonsgegevens doen. Mocht je nog vragen hebben, dan beantwoorden wij die natuurlijk graag.

Onze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 14 oktober 2020.

Voor wie is deze privacyverklaring opgesteld?

Voor alle individuen, bedrijven en organisaties die op een bepaalde manier betrokken zijn bij ons dagelijkse werk. Dat kan jij als donateur zijn, maar het gaat ook om onze - grote en kleine - sponsoren en partners die ons dagelijkse werk uitvoeren. Deze verklaring is verder ook bedoeld voor de mensen die aan onze projecten en/of onderzoeken meedoen.

Deze privacyverklaring gaat niet over het verwerken van persoonsgegevens van onze werknemers, stagiaires, consultants en vrijwilligers. Voor hen gelden andere - interne - privacydocumenten en afspraken.

Wie is verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens?

Dat zijn wij: War Child.

Ons hoofdkantoor zit in Amsterdam:
Helmholtzstraat 61-G
1098 LE Amsterdam
+31 (0)20 422 7777
jouwrechten@warchild.nl

Waarom mogen wij jouw persoonsgegevens gebruiken?

De huidige wetgeving verplicht ons om jou te vertellen op welke gronden wij jouw gegevens mogen gebruiken. Dat kan om verschillende redenen zijn:

• Jouw eigen toestemming. Wil je dat niet langer, dan is het altijd mogelijk om deze toestemming in te trekken.
• Op basis van een overeenkomst. Als je bijvoorbeeld Friend (donateur) wordt dan volgt er een overeenkomst tussen ons. Of als een bedrijf bepaalde diensten of goederen aan ons levert dan leggen wij dat op papier vast.
• Gerechtvaardigd belang. Dat wil zeggen dat wij jouw persoonsgegevens nodig hebben om ons dagelijkse werk (beter) te kunnen doen.
• Een wettelijke verplichting. Wij staan niet boven de wet en dus doen wij wat ons gevraagd wordt door juridische instanties en/of de overheid.
• Algemeen belang. Als je bijvoorbeeld deelneemt aan onze projecten dan kunnen jouw persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor een bepaald onderzoek.

Welke persoonsgegevens bewaren wij van jou?

Dat hangt helemaal af van de situatie. Dit zijn de verschillende gegevens die wij mogelijk bewaren:

• Voor- en achternaam
• Woonadres
• Postcode
• Telefoonnummer
• Correspondentieadres
• Factuuradres
• E-mailadres
• Geslacht
• Geboortedatum
• Nationaliteit
• Betalings- en creditkaartinformatie
• Identiteitsbewijs
• Kamer van Koophandel-gegevens
• BTW-gegevens
• Belastinggegevens
• Betaal- en bestelgeschiedenis
• Donatiebedrag
• Medische gegevens, diëten en kledingmaten (als je bijvoorbeeld voor ons de Kilimanjaro gaat beklimmen)
• Contactformulier op onze website dat je ingevuld hebt
• Beeldmateriaal van onze beveiligingscamera’s op ons kantoor in Amsterdam
• De correspondentie tussen jou en War Child
• Jouw antwoorden op onze enquêtes
• Foto, verhaal en/of stem (als we deze gebruiken voor publieke communicatiedoeleinden)
• Opleidingsgegevens (als je bijvoorbeeld meedoet aan onze projecten en/of onderzoeken)
• Samenstelling van je familie (als je bijvoorbeeld meedoet aan onze projecten en/of onderzoeken)
• Technische informatie en gegevens over je bezoek aan onze website, zoals je IP-adres, klik- en surfgedrag
• Logingegevens (inclusief jouw wachtwoord)
• Gebruikersnaam
• Informatie over jouw interesses, voorkeuren en vermogenspositie afkomstig uit informatie die iedereen kan bekijken.

Hoe verzamelen we informatie over jou?

Dit gaat op verschillende manieren zoals:

• Wanneer we direct contact met jou hebben, bijvoorbeeld omdat je een Friend (donateur) wordt, je inschrijft voor onze nieuwsbrief of ons e-learning platform, een van onze events bezoekt of jij per mail of telefonisch contact met ons zoekt.
• Wanneer je onze website of social media platformen bezoekt.
• Via publiekelijk beschikbare bronnen zoals tijdschriften en kranten, zodat onze communicatie naar jou relevant en op maat is.

Waarvoor gebruiken wij jouw persoonsgegevens?

Wij gebruiken jouw persoonsgegevens altijd met een bepaald doel. Die kunnen heel uiteenlopend zijn, zoals je hieronder kunt lezen:

1. Om jouw eventuele vragen te beantwoorden en/of klachten te kunnen afhandelen. Zowel online als offline.
2. Om jouw donaties te verwerken en beheren.
3. Om onze nieuwsbrieven, campagnes en diensten te verbeteren.
4. Om jou te informeren over ons werk door het sturen van bijvoorbeeld nieuwsbrieven.
5. Om fondsen te werven volgens onze eigen regels en de regels van het CBF, de organisatie die toezicht houdt op erkende Goede doelen.”
6. Om jouw interesses, voorkeuren en donatiemogelijkheden als (potentiele) Friend te leren kennen, zodat we je (relevanter) kunnen informeren over ons werk en passende donatieverzoeken kunnen doen.
7. Om jouw en onze veiligheid te waarborgen.
8. Om aan de wet te voldoen.
9. Om jouw belangen te beschermen.
10. Om ervoor te zorgen dat onze website (technisch) optimaal voor jou te gebruiken is.
11. Om jouw account op onze website te kunnen beheren, zodat jouw vertrouwelijkheid verzekerd is.
12. Om ervoor te zorgen dat je met ons in contact kunt komen, bijvoorbeeld via social media.
13. Om marktenquêtes en marketingstrategieën te ontwikkelen.
14. Om te kijken of wij jou als partner of leverancier kunnen accepteren.
15. Om een overeenkomst met jou als bedrijf of leverancier af te kunnen sluiten.
16. Om intern rapporten en analyses te kunnen opstellen (altijd anoniem en op groepsniveau).
17. Om onze IT-systemen te kunnen controleren of deze voldoen aan onze eigen regels en beleid.
18. Om jou deel te kunnen laten nemen aan onze acties en evenementen.
19. Om jouw interview, foto of film te gebruiken voor onze publieke communicatie, zoals bijvoorbeeld een campagne.
20. Om deelnemers aan onze projecten en onderzoeken te monitoren en hun resultaten bij te houden.
21. Om onze projecten en ondersteunende technologie te ontwikkelen en te verbeteren.
22. Om jou deel te kunnen laten nemen aan onze digitale leeromgeving.

Hoe lang bewaren we jouw persoonsgegevens?

We vinden het heel belangrijk om te zeggen dat we jouw gegevens nooit langer gebruiken en bewaren dan nodig is. Zolang er een bepaalde vorm van verbintenis, overeenkomst of samenwerking tussen ons is, maken we sowieso gebruik van jouw gegevens. Op het moment dat dit afloopt, bewaren we je gegevens soms nog een tijdje. Hoe lang die periode is? Dat kan variëren van zeven dagen tot maximaal tien jaar. Daarna verwijderen of anonimiseren we alle data die we van je hebben.

Hoe dat in de praktijk werkt, leggen we je graag uit aan de hand van wat voorbeelden:

• Heb je contact opgenomen via het contactformulier op onze website? Dan verwijderen wij het contactformulier na één maand. Hebben we jouw gegevens toch langer nodig om een vraag en/of klacht goed af te handelen, dan bewaren we jouw gegevens zolang als nodig is plus één maand.
• Ben je Friend (donateur) van War Child? Dan bewaren wij jouw gegevens zolang je Friend bent. Ben je niet langer Friend (jammer!) dan bewaren wij deze maximaal tien jaar na het stoppen van jouw steun. Zo kunnen we je wel op de hoogte houden van ons werk.
• Ben je een potentiele Friend van War Child? Als we jou niet binnen 18 maanden als Friend kunnen verwelkomen, dan verwijderen we al jouw gegevens , behalve je naam. Dan word je daarna niet meer door ons benaderd.
• Om aan bepaalde wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen, houden wij in sommige gevallen jouw gegevens nog zeven jaar in ons beheer.
• Camerabeelden van ons kantoor bewaren we niet langer dan zeven dagen. Tenzij we iets verdachts zien dat we verder moeten onderzoeken. Of als we de beelden langer moeten bewaren vanwege een andere wettelijke verplichting.
• Neem je contact op met ons via social media? Dan bewaren wij jouw gegevens maximaal tien jaar.
• Als je een zakenpartner bent van War Child en de overeenkomst loopt af, dan bewaren wij jouw gegevens daarna nog zeven jaar.
• Ben je op een bepaalde manier betrokken bij interviews, foto’s of film voor onze publieke communicatie, dan bewaren en gebruiken wij jouw gegevens gedurende vijf jaar. Daarna gaan ze ons archief in en zullen we ze alleen gebruiken voor historische doeleinden.
• Doe je mee aan onze projecten en/of onderzoeken dan bewaren wij jouw gegevens tot maximaal zeven jaar na het einde van het onderzoekstraject. En je persoonlijke gegevens worden na 2 jaar geanonimiseerd.
• Ben je deelnemer aan War Child Learning World, dan bewaren wij jouw gegevens zolang je deelnemer bent. Je kunt jezelf op elk moment uitschrijven.

Cookies

War Child verzamelt ook informatie door het gebruik van cookies. Als je daar meer informatie over wilt, neem dan een kijkje in ons Cookiebeleid.

Wie heeft er toegang tot jouw persoonsgegevens?

War Child is een internationale organisatie. Daarom kan het zijn dat we jouw gegevens delen met onze kantoren in andere landen en met andere organisaties die werkzaam zijn onder de naam War Child. In uitzonderlijke gevallen delen we de gegevens ook met donoren. Dit alles doen we voornamelijk om administratieve redenen. Onze werknemers, stagiairs en vrijwilligers kunnen toestemming krijgen om jouw gegevens in te zien. Dat kan alleen als zij dat echt nodig hebben om hun werk te kunnen doen. Anders niet.

Wij zullen nooit jouw gegevens aan derde partijen verkopen.

Wel kunnen wij persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen als dat nodig is om ons dagelijkse werk te kunnen doen. Als we jouw gegevens delen voor onderzoek en ontwikkeling dan doen we dat op ‘een samengevoegd niveau’. Dat betekent dat de gegevens nooit zijn te herleiden naar individuen, ofwel anoniem.

In het geval wij gebruik maken van ‘een derde partij’- bijvoorbeeld een bureau dat een campagne voor ons doet - dan kan zij jouw persoonsgegevens wel verwerken. Met alle derde partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, hebben wij een ‘verwerkersovereenkomst’. Met de andere partij leggen wij daarin vast dat jouw gegevens alleen voor het afgesproken doel mogen worden gebruikt. En ook dat de gegevens net zo goed beveiligd worden als bij ons. En - ten slotte - dat ze daarna verwijderd worden.

De volgende partijen hebben toegang tot jouw persoonsgegevens op het moment dat zij dat nodig hebben om hun werk voor ons te kunnen doen:

• Banken
• Verzekeringsmaatschappijen
• IT-leveranciers
• Accountants
• Auditors
• Forensische specialisten
• Uitvoerende partners of onderzoekspartners
• Marketingbureaus, mediabureaus en bedrijven die gegevens verrijken
• Consultants

Het kan zijn dat de overheid of andere partijen ons wettelijk verplichten om jouw gegevens af te staan. Op dat moment delen we alleen de noodzakelijke gegevens.

Hoe beveiligen wij jouw persoonsgegevens?

Veiligheid gaat boven alles. Dat geldt ook voor jouw persoonsgegevens. We slaan jouw gegevens daarom op in beveiligde databases. We zijn continu bezig met maatregelen om ervoor te zorgen dat jouw gegevens ook veilig blijven. Dat kunnen bijvoorbeeld technische of fysieke maatregelen zijn. Maar ook maken wij voortdurend onze collega’s bewust van het belang van het beveiligen van jouw gegevens.

Uiteraard doen wij er alles aan om te voorkomen dat er inbreuken op gegevensbescherming plaatsvinden. In een uitzonderlijk geval van een datalek melden wij deze zo snel als mogelijk bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Vragen?

Natuurlijk helpen wij je graag verder als je een vraag hebt.

Maar het kan ook zijn dat je:

• bezwaar hebt tegen het feit dat wij je gegevens verwerken
• eerdere toestemming wilt intrekken
• toegang wilt tot je gegevens
• jouw gegevens wilt rectificeren of aanvullen
• wilt dat wij je gegevens verwijderen
• je gegevens wilt laten overdragen aan een andere partij

Is dat het geval? Neem dan even contact met ons op via:

Stichting War Child
t.a.v. Klantenservice, Koen Nomden
Helmholtzstraat 61-G
1098 LE Amsterdam
+31 (0)20 4227777
jouwrechten@warchild.nl

Ben je het niet eens met een bepaald besluit van ons of heb je een andere klacht gerelateerd aan jouw persoonsgegevens, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.